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CURSO DE ACCESS
BASE DE DATOS
Una base de datos es un conjunto de información relacionada con un asunto o con una finalidad. En Access, una base de datos es un archivo que puede contener tablas donde se encuentra toda la información sobre un tema especifico, consultas, formularios, informes entre otros. Tal como una colección de música, el control de alumnos en un colegio o un directorio telefónico
La información contenida en una tablas tiene múltiples utilidades.
Campo
Un campo es un componente de una tabla que contiene un elemento especifico de información, como ejemplo, nombre apellidos, edad, sexo, etc.
Registro
Un registro esta compuesto por todos los campos de la tabla, de manera que un campo es una parte de un registro.
En una tabla, las filas corresponden a los registros, los cuales son individuales; y las columnas corresponden a los campos, que son una parte única de un registro. De manera tal que la información contenida en una tabla "Directorio Telefónico", podría tener la siguiente estructura:
Nombre del Usuario |
Numero Telefónico |
Dirección |
Ramón Padilla | 555-6232 |
San Salvador |
Julio Medina | 555-9878 |
Soyapango |
Marvin Zelaya | 999-9856 |
Apopa |
Denis Martínez | 999-2564 |
Miralvalle |
CONOCER Y MANIPULAR EL ENTORNO DE ACCESS
Microsoft Access es un potente sistema de administración de bases de datos relacionales. Las bases de datos en Access son documentos combinados donde se divide la información por parcelas de objetos especializados. Así, por ejemplo, como elemento primario de información se encuentran las tablas. Aunque las tablas se crean de manera independiente, pueden crearse otros elementos relacionados a las tablas como formularios, consultas, informes, entre otros.
Tablas
Aunque las tablas se crean de manera independiente, pueden crearse relaciones hacia éstas que pueden estar vinculadas a la captura o muestra de la información contenida en dicha tabla. Es decir, una ves creada la tabla se pueden desarrollar sobre ella diferentes acciones que nos permitan adicionar, editar o eliminar información.
Consultas
Las consultas se utilizan para localizar y depurar los datos en particular que cumplen unas determinadas condiciones especificadas por el usuario. Las consultas permiten, realizar operaciones de muy diversa índole relacionadas con los datos contenidos en la tabla. Por ejemplo, a partir de una tabla que contenga los registros de notas de ciertos alumnos, mediante una consulta podemos depurar la tabla y saber la cantidad de aprobados y reprobados.
Formularios
Los formularios son otra herramienta poderosa de Access que nos permite visualizar, introducir y modificar los datos de las tablas de una manera muy sencilla e interactiva que hace más ameno el trabajo al usuario. Al abrir un formulario, Access recupera en él los datos de una o varias tablas y les muestra en un diseño de ficha creado, bien de forma automática por el Asistente para Formularios, o manualmente por el usuario. Al mostrar los datos, el usuario puede desplazarce en la tabla visualizando toda la información y realizando operaciones sobre los registros.
Informes
Los Informes se utilizan primordialmente para presentar, resumir e imprimir los datos de la forma que resulte mas apropiada para cada proyecto. Permite realizar impresiones personalizadas así también como etiquetas. Se pueden crear informes que incorporen cálculos basados en los datos de las tablas para mostrar resultados totales o promedios o bien para generar catálogos.
Todos los elementos anteriores (y algunos mas) están organizados en Access en la ventana Base de Datos como se muestra en la siguiente figura:
Autoevaluación.
Subraye la respuesta correcta.
A) Base de datos B) Registro C) Campo D) Ninguna
A) Registro B) Campo C) Tabla D) Ninguna
A) Microsoft Access B) Base de datos C) Registro D) Ninguna
A) Macros B) Formularios C) Informes D) Ninguna
A) Consultas B) Access C) Tablas D) Ninguna
A) Formularios B) Informes C) Registro D) Ninguna
CREAR UNA BASE DE DATOS
Al iniciar Microsoft Access 97 aparece automáticamente un cuadro de dialogo con opciones para crear una nueva base de datos o abrir una base de datos existente.
Para
crear una base de datos tenemos dos opciones: Base de datos en blanco y Asistente
para bases de datos.
Cuadro de dialogo inicial de Access.
Este método nos permite crear una base de datos en blanco y agregarle posteriormente las tablas, formularios, informes y otros elementos.
Para crear una base de datos sin utilizar el asistente seguiremos estos pasos:
(b) Si no tuviera en pantalla el cuadro de dialogo inicial, pulse en el
botón Nueva base de datos en el menú archivo, luego pulse en el icono Base de
datos en blanco.
Ficha General para crear una base de datos en blanco
En ese momento se creara la nueva base de datos y estará lista para que usted agregue los elementos que necesite.
(Asistente para bases de datos)
Para crear una base de datos usando el Asistente seguiremos estos pasos:
(b) Si ya hay abierta una base de datos o si en ese momento no le aparece el cuadro de inicio, pulse en el botón Nueva base de datos en el menú archivo.
En la ficha Base de Datos pulse dos veces en el icono correspondiente a la
base de datos que desee crear. Como se muestra en la siguiente figura.
Base de datos como punto de partida.
presentación e introducción de datos. Elija el tipo apropiado y pulse en Siguiente.
Siguiente y después Terminar.
En ese momento el asistente pondrá en marcha su maquinaria para la creación de la
base de datos con los parámetros especificados.
EJERCICIO DE APLICACIóN.
A continuación crea una base de datos sin usar el Asistente y asigna el nombre de: "Control de notas". Esta base de datos será utilizada en todo el desarrollo del manual como un ejercicio de referencia.
CREACION DE TABLAS
Como ya se había visto, una tabla es un conjunto de datos sobre un tema en concreto; como un inventario o un control de clientes. Usando una tabla independiente para cada tema, evitará la duplicación de datos, al tiempo que reducirá el riesgo de errores de la entrada de datos. La organización de filas(registros) y columnas(campos) queda siempre patente en Access.
nueva tabla, luego debemos asegurarnos de tener activada la ventana Base
de datos en la ficha Tablas como se muestra en la siguiente figura:
pulsamos Nuevo
cuatro formas de crear una tabla en blanco (vacía).
Cuadro de dialogo Nueva Tabla
Usando este procedimiento se crea una tabla automáticamente. Cuando se usa esta opción Access nos presenta una hoja de datos en blanco pariendo de la introducción de información directamente.
A continuación veamos cual seria el procedimiento a seguir:
Vista Hoja de datos
Al utilizar esta opción se especifican todos los detalles partiendo desde cero. Los pasos a seguir son los siguientes:
Para crear una tabla usando el Asistente siga estos pasos:
Esta es una poderosa herramienta que permite crear una nueva tabla en Access a partir de una tabla ya creada en otro programa; siempre que esta tenga un formato válido de tabla, es decir, el archivo a importar debe tener una estructura que sea reconocida por Access como una tabla. Puede ser un archivo de tipo: texto, dBase III, dBase IV, dBase V , Microsoft FoxPro, Microsoft Foxpro 3.0, Bases de datos de ODBC, entre otros.
Microsoft Access utiliza el Motor de Base de datos Jet para realizar la conversión a una tabla de Microsoft Access.
Los pasos a seguir para importar una tabla son los siguientes:
EJERCICIO DE APLICACIóN.
En la base de datos "Control de notas" que se creo anteriormente, crea una tabla utilizando el método Vista diseño. Asigna el nombre de "Primer trimestre" a la nueva tabla. Siempre en la vista diseño agrega los siguientes campos: Grado, Clave, Apellidos, Nombre, Profesor, Asignatura, Act1, Act2, Act3, Prom70, Examen, Prom30, NotaFinal, Conducta, Asistencia y Comentarios. En este momento solo escribe los nombres de los campos que se mencionan. En la próxima actividad estableceremos que tipo de campo que tendrá cada uno de ellos, así también como algunas de sus propiedades.
El objetivo de esta actividad es crear una tabla por medio de la cual se lleve un control de notas de alumnos. La tabla contendrá información general de los alumnos. Atienda las indicaciones del instructor para saber las especificaciones de cada campo.
TRABAJAR CON CAMPOS
Una ves creada la tabla, es posible modificar la estructura; es decir, cambiar las especificaciones de los campos que la componen. La mayoría de estas acciones se llevaran a cabo en la Vista Diseño. En esta parte se establecerán parámetros o características específicas para cada campo, algo muy importante para el adecuado manejo de las tablas.
A continuación se muestran los tipos de campos que soporta Access para las tablas, así también como características y el tipo de dato que se puede almacenar en ellos.
TIPO DE CAMPO |
DESCRIPCIóN |
Texto |
En este tipo de campo se puede almacenar texto o combinaciones de texto y números, así como números que no requieran cálculos, como los números de teléfono o códigos postales. Este campo puede soportar un máximo de 255 caracteres, aunque el tamaño se puede controlar en la propiedad Tamaño del campo que se vera a continuación |
Memo |
Se utiliza para almacenar texto extenso o de gran longitud, como notas o descripciones. También puede llevar combinación de texto y números. Puede soportar hasta 65535 caracteres. |
Numérico |
Se utiliza para almacenar datos numéricos que pueden ser utilizados en todo tipo de operaciones matemáticas, excepto operaciones monetarias(para este tipo de operaciones se utiliza el tipo de campo Monetario), utilizaremos la propiedad Tamaño del campo para definir el tipo numérico especificado |
Fecha/Hora |
Sirven para almacenar fechas y horas. Puede establecer valores de fecha y hora desde el año 100 hasta el 9999. Los formatos se establecerán en la propiedad Formato correspondiente a este tipo de campo. |
Moneda |
Los campos de este tipo se utilizan para almacenar valores monetarios. Para los números almacenados en este tipo de campo se tiene una precisión de 15 dígitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la derecha. |
Autonumerico |
Este tipo de campo almacena exclusivamente números secuenciales (en incrementos de uno), o números aleatorios insertados automáticamente por Access cuando se agrega un registro. |
TIPO DE CAMPO |
DESCRIPCION |
Si / No |
Son campos que solo contienen uno de dos valores, como: Si/No, Verdadero/Falso, Activado/Desactivado |
Objeto OLE |
En este campo se pueden insertar objetos de cualquier tipo creados en otros programas, como imágenes, sonidos u otros. Incluso se puede insertar documentos de Microsoft Word u hojas de cálculo de Microsoft Excel mediante el protocolo OLE. |
Hipervinculo |
Tipo de campo que sirve para almacenar hipervinculos. Un hipervinculo puede ser una ruta de acceso a una ubicación de red local, o una dirección URL para acceder a una pagina Web. |
Asistente para búsquedas |
Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro combinado. Al introducir los datos de manera manual en una tabla, se inicia un asistente que permite definirlo de manera automática. |
AUTOEVALUACION
Para las siguientes afirmaciones, escriba en el paréntesis de la derecha, una "V" si es verdadera o una "F" si es falsa.
de texto y números, así como números que no requieran cálculos,
como los números de teléfono o códigos postales.
cantidades numéricas que se almacenan en este tipo de campo pueden
soportar operaciones matemáticas.
monetarios
archivos creados en Microsoft Word o Microsoft Excel
Activado/Desactivado corresponden al tipo de campo Si/No
monetarias
insertado en un campo de tipo Objeto OLE, no se reflejan en Access,
y de igual manera, los cambios que se realizan en el objeto incrustado
en Access no se guardan en el archivo original.
Para
seleccionar un grupo de campos, arrastre el puntero por encima de los selectores de filas
de esos campos.
EJERCICIO PRACTICO
Después de ver los procedimientos para realizar algunos de los cambios mas usuales a una tabla después de creada, vamos a utilizar la tabla "Primer trimestre" para utilizar alguna de estas aplicaciones
Los índices son una característica de Access que permite encontrar y ordenar registros de forma mas rápida. Access utiliza los índices de una tabla como se utiliza un índice de un libro: para encontrar los datos, busca la posición de los datos en el índice. Microsoft Access permite crear índices basados en un campo único o en campos múltiples. La diferencia principal entre estos dos casos radica principalmente en que los índices de campo único no permiten entradas duplicadas en el campo indexado; mientras que los índices de campos múltiples permiten distinguir entre los registros en los que el primer campo seleccionado puede tener el mismo valor.
Un índice se define estableciendo en Si(Sin duplicados) la propiedad Indexado de un campo. Esto se puede hacer en el momento que se esta creando la tabla o posteriormente, abriendo la tabla en vista Diseño.
Los campos cuyos tipos de datos sean Memo, Hipervinculo u Objeto OLE no pueden indexarse.
Al establecer un campo como clave principal, se designa a ese campo como índice (de campo único).
Para crear un índice de campo único, seguiremos estos pasos:
Cuando piense que va a necesitar realizar búsquedas y ordenaciones frecuentes en base a dos o mas campos a la vez, puede crear un índice para esa combinación de campos. Por ejemplo, si suele ordenar los registros de una tabla para los campos Apellidos y Nombres, tiene sentido crear un índice de campos múltiples en ambos campos.
Al ordenar una tabla por un índice de campos múltiples, Microsoft Access, ordena primero el primer campo definido para el índice. De manera tal que podemos ordenar una tabla en orden ascendente o descendente por mas de un campo.
El procedimiento a seguir para crear un índice de campo múltiple es el siguiente:
AUTOEVALUACION
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CONSULTAS
Las consultas son otro tipo de objeto de Microsoft Access que puede utilizarse para diferentes tareas. Entre las mas habituales están las de examinar, modificar y depurar los datos de una o varias tablas de una base de datos.
Una característica muy importante, es que las consultas pueden utilizarse también a modo de tablas, como origen de registros para crear formularios e informes. De esta manera, las tablas conservan su función principal de almacén de datos básico, mientras que las consultas permiten crear tablas virtuales personalizadas para cada tipo de tarea. Esto se da, ya que cuando se crea una consulta, prácticamente Access crea una nueva tabla(o una tabla virtual como se mencionaba); solo que esta tabla virtual no mostrará toda la información de la tabla original, si no que presentará solo los datos que cumplan con la condición o criterios establecidos; y he ahí el hecho de que pueda considerarse como una Consulta.
El tipo de consulta mas común es la consulta de selección. Una consulta de selección recupera datos de una tabla usando los criterios de selección especificados y los muestra en un orden determinado en una hoja de datos, que puede utilizarce incluso para actualizar los datos de las tablas originales.
Microsoft Access permite crear facilmente consultas para ejecutar de forma independiente o en las que desea basar en formularios e informes.
Los asistentes para consultas realizan casi todo el trabajo básico automáticamente una vez obtenidas respuestas a una serie de preguntas
Criterios:
Los criterios son restricciones impuestas en una consulta para identificar los registros específicos con los que se desea trabajar. Por ejemplo, en lugar de ver todos los proveedores que utiliza su compañía, puede ver solamente los proveedores de Japón. Para ello, especifique criterios que limiten los resultados a los registros cuyo campo País contenga el valor "Japón".
Para especificar criterios para un campo en la cuadrícula de diseño, escriba una expresión en la celda Criterios de ese campo. La expresión del ejemplo anterior será "Japón". No obstante, puede utilizar otro tipo de expresiones, como una que muestre los registros para los cuales las ventas sean mayor que 10000. Para lo cual seria: >10000
Para establecer criterios a una consulta deberá abrirla en la vista diseño.
El asistente para consultas sencillas crea consultas que recuperan datos de los campos especificados en una o mas tablas o consultas. No obstante, el asistente no ofrece la oportunidad de limitar los registros recuperados mediante el establecimiento de criterios. Para deberá recurrir a diseñar la consulta desde el principio utilizando la vista Diseño.
Para crear una consulta sencilla usando el asistente seguiremos los siguientes pasos:
AUTOEVALUACION
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EJERCICIO PRACTICO
En el siguiente ejercicio se crearan consultas a partir
de la tabla "Primer trimestre" con ayuda del instructor.
FORMULARIOS
Los Formularios son otro elemento de Access que pueden utilizare para diferentes fines, aunque una de sus utilidades principales es la creación de diseños personalizados para la captura y visualización de datos de las tablas. La mayoría de la información de una tabla proviene de los registros originales de una tabla, aunque en un formulario existen elementos que forman parte del formulario pero que no pueden ser modificados a menos que se haga desde la vista diseño. Tal es el caso de elementos gráficos, de texto, o cualquier otro elemento decorativo que funciona solo para hacer mas estético el formulario como objetos de dibujo, un logotipo de la empresa, líneas, etc.
El vinculo entre un formulario y su origen de registros se crea utilizando objetos gráficos denominados controles. El tipo mas común de control es el cuadro de texto
A la hora de crear un Formulario, como es habitual en Access, existen básicamente dos formas alternativas: utilizar el Asistente que se encargue de automatizar la mayor parte del proceso y guiarle paso a paso; o bien crearlo desde el principio, manualmente, debiendo recurrir a la ventana diseño.
Para el caso de los Formularios, resulta mejor usar el Asistente, ya que realiza automáticamente todo el trabajo básico, ahorrándonos una buena cantidad de tiempo. Cuando se utiliza el asistente, Access solicita al usuario toda la información necesaria y crea un diseño basado en dicha información. Aun teniendo experiencia en la creación de formularios, resulta mas practico utilizar el asistente y proceder después a cambiar a la vista Diseño para hacer modificaciones que sirvan para terminar de personalizar el diseño básico creado.
Crear un formulario usando el asistente es la forma mas simple y eficaz de crear un formulario, a continuación veamos cuales son los pasos para crearlo:
PERSONALIZAR EL FORMULARIO
Para personalizar el formulario debe abrirlo en la vista Diseño. Access mostrara la Ventana Diseño para formularios donde podrá personalizarla introduciendo, quitando o modificando elementos.
En general, la tarea del diseño de un formulario se basa en las siguientes acciones:
El numero de opciones disponibles a la hora de personalizar el diseño general y los controles específicos de un formulario es realmente impresionante. En este apartado nos ocuparemos de describir algunos procedimientos generales para utilizar las opciones mas sencillas, a muchas de las cuales se accede por medio del menú Formato o la barra de herramientas.
A continuación se describen los pasos para realizar ciertos cambios a los controles de un formulario.
Para dar
formato al formulario completo pulse en el selector de formulario
EJERCICIO PRACTICO
Hasta esta etapa ya podemos crear tablas y consultas. El siguiente paso es a creación de formularios. Los formularios pueden ser creados a partir de una tabla o una consulta.
Desarrolle el ejercicio que se describe a continuación con ayuda del instructor.
INFORMES
Si bien es cierto, los Formularios solucionan en gran medida el problema de presentar los datos en pantalla para su mantenimiento interno, no ofrecen un método eficaz para realizar la impresión en papel. Esto es precisamente lo que se consigue con los informes.
Un informe es una forma efectiva de presentar los datos en un formato especifico. Con los informes se puede controlar el tamaño y aspecto de todos los elementos que aparecen en el mismo, lo que permite determinar con exactitud la forma en que ha de presentarse la información en pantalla o en las paginas impresas.
Se pueden utilizar informes para crear etiquetas de correo, agregar logotipos o imágenes.
La mayor parte de la información en un informe proviene de una tabla o consulta. El resto de la información es estática y se almacena como parte del diseño del informe.
Al igual que en los formularios, el vinculo entre un informe y su origen de datos se crea mediante controles.
Al igual que en los formularios, el Asistente acelera en gran medida el proceso de creación, ya que realiza automáticamente todo el trabajo básico, ahorrándonos mucho tiempo.
en el botón Nuevo.
Access guarda las opciones de configuración establecidas junto con el informe, de modo que solo necesitara establecerlas una vez para cada informe.
Antes de imprimir un informe por primera vez, es recomendable que compruebe los márgenes, la orientación de la pagina y otras opciones de configuración de la pagina.
Cuando desee imprimir un informe, siga los siguientes pasos:
EJERCICIO PRACTICO
En el ejercicio siguiente debe crear un informe tomando como origen de datos la consulta que muestra los alumnos reprobados. Tome en cuenta las siguientes especificaciones:
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